Misión

Administrar, custodiar, controlar, salvaguardar y dar fe pública del sistema de gestión documental y archivo de la institución, así como gestionar la atención al usuario, observando el cumplimiento de la normativa legal aplicable garantizando la transparencia de las decisiones, acciones y memoria institucional.

Responsable

Señor Jackson Heriberto Zambrano Castillo

Atribuciones y Responsabilidades:

a. Vigilar la implementación y el cumplimiento del marco normativo legal en temas relacionados con la gestión documental y atención al usuario en el Ministerio de Salud Pública y los niveles desconcentrados;
b. Desarrollar propuestas de políticas internas, normas, herramientas y procedimientos para la gestión documental y atención al usuario en el Ministerio de Salud Pública;
c. Supervisar y evaluar la aplicación de políticas internas, normas, herramientas y procedimientos para la gestión documental y atención al usuario en el Ministerio de Salud Pública y sus niveles desconcentrados;
d. Oficializar y custodiar los actos administrativos y normativa emitidas por el Ministerio de Salud Pública;
e. Gestionar planes y proyectos que contribuyan a la conservación del acervo documental;
f. Supervisar y evaluar el correcto funcionamiento de la atención a requerimientos ciudadanos en el Ministerio de Salud Pública y sus niveles desconcentrados;
g. Administrar y supervisar a los niveles desconcentrados en la aplicación de la normativa legal y lineamientos normativos en materia documental y archivo;
h. Absolver consultas en normativa referente a materia de gestión documental y archivística, atención al usuario y servicios que brinda el Ministerio de Salud Pública, tanto a nivel central como a los niveles desconcentrados;
i. Elaborar las directrices para el registro de entrada y salida de correspondencia y el control de gestión documental, así como el despacho y recepción de la documentación institucional;
j. Gestionar las acciones para la elaboración y actualización del cuadro general de clasificación documental y la tabla de plazos de conservación documental, así como los inventarios documentales y la guía de archivo para su validación y registro por el ente competente;
k. Ejecutar las veces de fedatario administrativo del Ministerio de Salud Pública, y registrar las designaciones en los niveles desconcentrados;
l. Controlar y supervisar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de documentos;
m. Gestionar la publicación en el Registro Oficial de los Acuerdos Ministeriales y normativas institucionales y difundirla a nivel nacional, a través de los mecanismos apropiados;
n. Gestionar la custodia y mantener en forma separada y bajo resguardo especial los expedientes que contienen información reservada y/o confidencial;
o. Gestionar y autorizar las transferencias primarias de los archivos de gestión al archivo central;
p. Gestionar con el respectivo ente colegiado las transferencias secundarias del archivo central al archivo intermedio del ente competente;
q. Gestionar los proyectos de digitalización de los acervos documentales custodiados por el archivo central;
r. Realizar la eliminación de los expedientes cuya baja haya sido aprobada y validada por el ente correspondiente de acuerdo a lo establecido en el cuadro general de clasificación documental y la tabla de plazos de conservación documental;
s. Elaborar estrategias para la recepción, recopilación y direccionamiento de trámites ciudadanos para el Ministerio de Salud Pública;
t. Elaborar un inventario de los actos normativos de carácter administrativo y actos administrativos, que emita el Ministerio de Salud Pública;
u. Realizar el diseño de modelos y estrategias para la administración de la memoria institucional;
v. Administrar y custodiar el aplicativo de normativas institucionales; así como el repositorio documental y mantenerlos actualizados;
w. Administrar el servicio de correspondencia institucional para envíos de documentación generada por el Ministerio de Salud Pública; y,
x. Administrar y supervisar el archivo central institucional.

Gestiones Internas

• Gestión documental y archivo.
• Atención al usuario.

1.- Certificación Documental de Archivos que reposan en el Ministerio de Salud Pública

Usuario interno:

• Solicitar vía correo zimbra a servicios.dnsg@msp.gob.ec y anexar el formato de requrimiento de Certificación de Documentos. Llenar el espacio “Datos de la Unidad Requirente”
• Entregar en la Dirección Nacional de Secretaría General los documentos bases originales o copias, conjuntamente con las fotocopias requeridas para la respectiva certificación e imprimir el formato de requerimiento de Certificación de Documentos.
• Anexo formato requerimiento de Certificación de Documentos. (archivo Excel: Nuevo formato certificaciones)

Usuario externo:

• El ciudadano podrá ingresar en las ventanillas de atención al usuario (VAU) ubicadas en la Planta Central y en las 9 Coordinaciones Zonales de Salud, mediante oficio la solicitud de certificación de documentos, los cuales resposen en los archivos de las diferentes instancias institucionales.
• Las copias debidamente certificadas son entregadas al ciudadano con oficio de respuesta generado en el Sistema de Gestión Documental Quipux.
• El ciudadano debe acercarse a retirar los documentos certificados.
• El correo oficial del Ministerio de Salud Pública para la remisión de documentos es ventanillaunica.msp@msp.gob.ec

2.- Política de Gestión Documental y Archivo

En cumplimiento de la LOTAIP Art. 10.- Custodia de la información, y la LOSEP Art. 22.- Deberes de las o los servidores públicos, la Dirección Nacional de Secretaría General pone en conocimiento la Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los Archivos Públicos.

Anexo: (PDF) Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos.

3.- Numeración de Actos Administrativos

• La Dirección Nacional de Secretaría General, en cumplimiento de sus atribuciones, da la legalidad a los actos administrativos generados por el Ministerio de Salud Pública: Acuerdos Ministeriales, convenios, contratos, resoluciones, actas y otros actos administrativos.
• Los Acuerdos ministeriales son publicados en el Catálogo de normas, políticas, reglamentos, protocolos, manuales, planes, guías y otros del MSP, https://www.salud.gob.ec/catalogo-de-normas-politicas-reglamentos-protocolos-manuales-planes-guias-y-otros-del-msp/

4.- Despacho de correspondencia

La correspondencia generada por las diferentes instancias, se despacha:

• Correspondencia dirigida dentro de la ciudad de Quito, se despacha con el apoyo de personal de auxiliar autorizado por la Gestión de Transportes en horario de lunes a viernes hasta las 8:45 am
• Correspondencia dirigida a otras ciudades del país, se enviará a través del servicio de paquetería y correspondencia contratado con la Empresa Correos del Ecuador en horario de lunes a viernes hasta las 13:30.